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新版ISO9001标准审核心得体会----丁白银老师
日期:2017-02-15 点击:1440

新版ISO9001标准审核心得体会


心得一:让管理层接受审核

          目前,体系认证大部分流于形式,审核员到企业现场,面对的往往是咨询人员、企业联系人,管理层根本就见不到,所以在审核4.1、4.2、6.1等条款时,全凭审核员根据经验或者是套用模板,导致这部分内部体现在审核报告提交企业后与企业实际情况落差较大。
          针对以上情况,尽量在审核前与管理层(一般是企业老板或者是总经理)有一次审核前的沟通,时间一般控制在半小时。通过沟通可以了解企业目前的资源配备、资金链、行业现状、国家政策等,这样在后续审核各部门4.1、4.2、6.1等条款时可以有一个总体性的思路,并考评企业目前的应对措施 及实施情况。
          首次会议尽量要求管理层参加,这样对后续的顺利审核提供保障,首次会议召开尽量结合企业的文化层次,按认证要求照搬的套路可能会让企业不知所云。
          在末次会议之前,尽量与管理层进行沟通,站在最高层的角度探究企业的未来,和最高层探讨战略,提供更宽广的经营方向,宣传业界的优良做法等等,不仅仅是不符合的沟通,不符合项、建议项留到末次会议上说。

心得二:要进行追踪审核
         有没有。不能因为回答得很圆满,ISO9001认证审核就到此止步。还要按照标准要求,验证应具备的程序文件、计划、记录等是否符合要求。
         做没做。不能因为ISO9001认证相关文件计划、记录编制得很好、很多,就认为符合要求了,还要按照文件计划进行观察、面谈、核查,判断实际是否做了。
         做得怎样。不能因为已经按文件、计划做了,ISO9001认证审核到位了,还要检查实际做的结果是否有效,是否真正进入了受控状态,是否达到了质量活动规定的目标。
         笔记。在提问、验证、观察中发现的客观证据应及时予以记录,并让受审核方确认。
         管理者或过程负责人在审核员发现问题的时候可能不在场,这就意味着审核报告必须要清晰,并且能够直接追溯到违反的要求。对问题的描述不能留下疑点,必须指出有什么问题以及为什么认为是违反了要求。

心得三:学会倾听
         积极倾听的重要性不能过分夸大。人们常常提到的一条经验是,审核员在审核过程中应该只花10%的时间来说话,而用90%的时间去倾听。倾听的目标是:
a) 要与被审核方直率和自由地谈话;
b) 要与被审核方谈那些与ISO9001认证审核目的、范围、准则有关的事情和问题;
c) 要求被审核方尽可能多地提供审核信息;
d) 要从被审核方那里得到对问题的进一步理解;
e) 要向被审核方了解问题产生的原因,以及他们对解决问题的意见。
           根据相关研究获得的令人担忧的统计数据显示,所有谈话交流中有近70%都被误解了。虽然在这些错误的沟通中,大部分对日常交往不会产生重大的影响,但是审核中的错误传达就会对受审核方和审核员双方的信誉造成破坏性的影响。简而言之,审核员必须做一名积极的倾听者。由于没有安全和正确地把握谈话内容,会造成ISO90001认证审核发现、结论的不客观、不公正、不正确,聆听谈话时的疏忽可能使审核员:
a)错误地理解别人的意图;
b)错误地理解别人的动机;
c)使问题变得混乱;
d)错误地判断别人的能力;
e)错过有价值的审核信息;
f)得到错误的结论;
g)使ISO9001认证审核过程中造成错误的对抗情绪。

心得四:自己挑选抽样
          抽样虽然是随机性,但是也有明确的目的性,前提是建立在你对企业的业务、过程、特点的理解和了解,跟企业的沟通和现场巡视,往往能够带给你抽样的灵感。
          不提供的记录:直接告知该记录所涉过程无法证实,开具所涉过程记录控制要求的不符合。而多处相同的不符合将构成该区域体系要求不能满足的严重不符合。在建筑施工审核时报到监理、甲方的记录也要求出示,除非监理、甲方出具证明证实相应证据上报他处或其他相关联的证据证实相应问题。
          太多了不好找:警示存在记录检索与保管问题,若提供太晚可开具。若审核结束前不能提供,将开具不能提供的不符合。
          不要去抄订单:先询问生产与销售情况,要求提供全部销量的合同订单含口头电话(这只是间接证据,如果有清单也行),由审核员随机选择不同方式的合同订单查相应评审记录。提不出的开具8.2.3不符合(不开未评审,开未保持记录),没商量余地。

心得五:让企业知晓审核发现的真正作用
           优秀审核员与普通审核员的不同之处在于,前者能够将审核发现与真正的结果联系起来。他们能够将审核发现从技术违规转变为影响组织的问题,他们能够引起管理层的注意,并获得管理层的支持。
           审核员应该总是努力确定不足之处是否对组织产生影响,如果是,其程度如何。

心得六:与受审核方确认审核发现
           在离开之前,审核员永远应该将审核发现告知受审核方。这一点在你认为发现了不符合时尤其重要。
           告知审核发现,可以避免因沟通不畅导致的无效发现。记住,所有交流内容中有70%存在误解。训练有素的审核员如果积极倾听,能够大大减少误解的概率。但事实上,有时我们恰恰不理解对方要表达的意思,或者对方不理解我们。有时候,我们认为发现了不符合,但事实上并没有发现。
            在结束审核之前或者在发现问题时,要当场与受审核方沟通,这样做可以让受审核方有机会纠正可能导致发现无效的任何误解,也保护了你作为审核员的利益。

心得七:不要记录没用的东西
            这里说的没有用的内容是指行政性质的,对管理体系的绩效没有任何实际影响的审核发现。这样的例子包括明显的笔误、在没有要求或不必要的情况下在空白处没有标记“不适用”,以及明显可以轻易纠正的行政监督的疏漏。因为这些细枝末节有时违反了相关要求,审核员如何避免将其写入报告呢?简单的回答就是,不要舍本逐末。

           关注重要的要求、问题和绩效,不要专注于或者有意去寻找意义不大的小问题。


心得八:肯定企业的出色表现

           审核员应该指出并肯定受审核方的出色表现,尤其是当这种出色的表现代表着真正的最佳实践时。但是,这样做的规则是一定要有针对性。在给予表扬时,关键在于指出值得表扬的具体做法。
           审核员很少有足够的时间全面深入地评估整个体系或过程,也无法能够肯定地说整个审核对象确实很好。
           相反,要具体指出你所发现的出色方面。这种出色的表现可能是电子文件化的控制到位,或向文件用户告知文件变更时所采用的方法。总之,不要泛泛而谈。