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关于不符合项整改的思考------李弓会老师供稿

日期：2016-11-15 点击：1303

审核组根据审核计划安排审核，收集支持条款相关的客观证据，对照审核准则，经过讨论和研究，一般会开具若干个书面不符合项。要求企业根据审核组提出的不符合项报告，逐项分析原因，举一反三，制定并实施纠正和预防措施。
不符合项内容大体包括了审核准则，不符合项事实描述，不符合项纠正（遏制措施），原因分析，纠正措施及实施情况，纠正措施验证情况等。查阅一定数量的不符合项报告整改资料，在原因分析这块内容出现的问题较多。例如：不符合项事实：发现某车间某批次XX产品无标识。原因分析比如：1操作工工作疏忽；2操作工质量意识不强；3操作工忙碌、工作量大，来不及做，4或者将不符合项重新描述一遍等等；不符合项事实未分析到根本原因或只分析肤浅表面的原因，制定的纠正措施效果可想而知。
针对原因分析，质量工具常用方法有5Why, 鱼骨图，针对某项原因可以从P-D-C-A着手，比如公司是否对这项活动进行了策划，明确活动的责任人，何时做、怎么做等（类似乌龟图），是否形成相应的文件？如果公司对这项活动进行了策划，但没有实施，再看为什么，从人、机、料、法或者监控方面考虑；另外看这项活动是否有主管监督部门对其结果/效率进行检查、监控。如果一个不符合项报告里包含了多个不符合事实，则所有的不符合事实均要分析相应的不符合原因，并且在纠正措施里要有对应的纠正措施。
一旦提出审核发现，则必须采取遏制措施。例如，在生产现场如果有一箱产品无标识，则应立即将该箱产品隔离并视为不合格品对待处理，以保证不被继续使用。事后由检验员确定该产品的型号规格和检验状态，重新检验合格后才可流转使用。
紧接着要着手调查不符合项为什么会发生，寻找一个事件正确的根本原因分析经常是纠正措施改善中最困难与耗时的部分。根本原因分析是一个事件或系列事件的结构性评估，来识别所有那些允许不符合发生的系统缺陷。通常采取5why的方法论去建立不符合项的根本原因分析。这种方法要求不断询问为什么，直到系统缺陷被发现。
我们继续以XX产品无标识为例，5个为什么的方法可以像这样描述：
第一个为什么：为什么XX产品无标识；
回答：因为该产品是老产品，已生产多年，大家都知道这类产品。
第二个为什么：为什么员工认为老产品就可以不用标识？
回答：因为文件对新老产品标识内容没有作出具体规定。
第二个为什么：为什么文件对新老产品标识内容无具体规定？
回答：因为编制文件时未考虑全面，没有考虑到新老产品标识情况。
第三个为什么：为什么制定时文件未考虑全面？
回答：因为当时的文件只是办公室制定，未与生产，采购，仓库等部门进行沟通评审有效
性。
第四个为什么：为什么没有与生产，采购，仓库等部门进行沟通，评审文件有效性。
回答：因为那时是刚导入管理体系时候，岗位职责不够明确，而他们都以为这些要求已经写
进去了。
第五个为什么：为什么岗位职责没有作出详细的规定。
回答：策划岗位职责内容未考虑全面。
根本原因分析明确了一些不合格项发生的系统缺陷，特别是在一个包含制衡制度的成熟体系中，一个不合格的发生意味着多个系统同时失效。因此，在进行根本原因分析时，通常要指出一个以上的原因，同时相应需要一个以上的纠正措施。
应采取的遏制/临时行动可包括：
立即将该箱产品隔离并做不合格品处理；
如果生产现场还有其它产品，也应将隔离同时确定合格状态如何；
应采取的防止再发生的措施可包括（这些将对应被识别出的原因）：
更新相关部门岗位职责，包括告知文件评审、标识管理控制要求；
修订标识管理文件，就新老产品标识作出相应的规定；
制定有针对性的标识管理内容，对相关人员进行培训和效果评估；
建立标识有效性检查管理机制；
评估整个系统是否仍有其它的未发现；
纠正和预防措施的有效性呢？
这是最重要的一步，即是完成不合格项整改关闭后的验证活动。这是一项对企业实施的纠正措施有效性进行独立的，检查的活动，以确定他们是否成功地解决不合格项，以及处理不合项格发生的原因，以防再次发生类似问题。
在实际操作过程中，要推广使用5why、鱼骨图或其它质量工具找出问题的根本原因并加以解决，而不是仅仅关注问题的表征。在分析原因时有一个现象值得注意，不是一定都要分析5为什么才可以，因为某些问题的根本原因可能在第三或第四个为什么，就已经找到根本原因，当然也有些可能会超过5个。
根本原因分析是一个系统化的问题处理过程，包括确定和分析问题原因，找出问题解决办法，并制定问题预防措施。在组织管理领域内，根本原因分析能够帮助利益相关者发现组织问题的症结，更易发现系统上，体制上的相关问题，并找出根本性的解决方案。

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